PERENCANAAN

A.    KONSEPSI DASAR

              Perencanaan adalah konsep dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other recources) untuk mencapai tujuan.

              Suatu perencanaan adalah suatu aktivita sintegratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari organisasi sebagai suatu system, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan definisi tersebut, peencanaan minimum memiliki karakteristik berikut.

1.      Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.

2.      Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan di ambil oleh perencaan.

3.      Masa yang akan datang., tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsure yang amat penting dalam setiap perencanaan.

               Batas lain tentang perencanaa adalah memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang. Menggambarkan dan merumuskan aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan (Terry, 1975: 140-142). Maksudnya dalam perencanaan , seseorang manajer menggunakan fakta atau keterangan, premis, dan batasan yang benar. Atas dasar itu, ia menggambarkan dan merumuskan tentang hal-hal yang merupakan aktivitas yang akan dioprasikan dan apa yang merupakan bantuan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

               Berbeda dengan batasan diatas, Hayashi (1976:2) mendefinisikan perencanaan sebagai suatu proses yang bertahap dari tindakan yang terorganisasi untuk menjembatani perbedaan antara kondisi yang ada dan aspirasi organisasi. Sejalan dengan definisi ini maka proses perencanaan memiliki karakteristik dsasar tertentu. Karakteristik ini dapat dirumuskan dengan mengingat berbagai matra penting dari aktivitas dasar proses perencanaan. Unsur-unsur aktivitas atau tindakan dasar tersebut, sekurang-kurangnya dalam merumuskan suatu tujuan mencakup pengembangan program untuk mencapai sasaran, pelaksanaan program, dan perorganisasian proses perencanaan iti sendiri.

               Matra yang menentukan dalam penetapan dan penerimaan tujuan adalah penilaian atas dasar kemungkinan tercapainya sasaran itu sendiri. Karena perencanaan atas kemungkinan tercapainya sasaran dalam satu desain waktu tidak begitu jelas maka penilaian kemungkinan tercapainya sasaran merupakan cirri dalam proses perencanaan.

               Program disusun untuk mencapai sasaran. Kemungkinan tercapainya sasaran ditentukan, baik oleh tiiap tugas dalam program maupun oleh tugas yang telah ditentukan. Dengan ditentukannya masing-masing tugas maka matra yang menentukan dorongan untuk tetap memelihara kesetiaan pada asas-asas dalam tugas yang saling berhubungan, baik antara tugas yang berhubungan dengan penetapan geografis, fungsi manajemen, tingkat hierarki, maupun yang berhubungan dengan waktu.

               Matra yang menentukan pelaksanaan adalah perlunya legitimasi perencanaan. Legitimasi dapat diukur dari jangkauan pelaksanaan perencanaan memberikan landasan pengendalian. Jika rencana tidak sah, pelaksanaan rencana tidak dapat dikendalikan. Ini berarti, sebagian atau seluruh proses manajemen untuk mengarahkan, memantau, menilai, dan mengoreksi dipisahkan dari rencana.

               Terakhir, matra yang menentukan organisasi proses perencanaan adalah tingkat merasuknya tiga cirri pokok tersebut. Karakteristik tersebut menuntut agar organisasi perencanaan merasuki struktur organisasi. Hal ini menurut Hayashi merupakan satu-satunya jalan untuk menilai sasaran dalam desain membuatan rencana mendesak. Dengan demikian, program diharapkan selalu konsisten salam segi cakupan, fungsi, hierarki, dan waktu, serta dapat mendorong pelaksanaan rencana dibawah pengendalian pimpinan.

               Lewis dalam jhingan (1996:653-654) mengemukakan adanya empat pengertian perencanaan yang dipakai di dalam kepustakaan ekonomi, sebagai berikut.

1.      Banyal sekali kepustakaan yang hanya menghubungkan istilah perencanaan dengan penentuan letak geografis, factor, bangunan, tempat tinggal, bioskop, dan semacamnya. Kadangkali ini disebut perencanaan kotda dan negara atau seringkali disebut perencanaan saja.

2.      Perencanaan hanya berarti memutuskan uang apa yang digunakan pemerintahan di masa depan, seandainya memiliki uang yang dapat dibelanjakan.

3.      Ekonomi berencana adalah ekonomi ketika masing-masing satuan produksi (atau perusahaan) hanya memakai sumber daya manusia, bahan dan peralatan yang dialokasikan kesana melalui kuota yang menjual produknya semata-mata kepada orang atau perusahaan yang ditunjukkan oleh pemerintah pusat.

4.      Perencanaan berarti setiap penentuan sasaran produksi oleh pemerintah, apakah perusahaan Negara maupun perusahaan swasta.

5.      Di sini sasaran ditetapkan untuk perekonomian secara keseluruhan. Maksudnya untuk mengalokasikan semua buruh, devisa, bahan mentah, dan sumber daya lain Negara ke berbagai bidang perekonomian.

6.      Kata perencanaan kadang-kadang dipakai untuk menggambarkan sarana yang digunakan pemerintah untuk memaksakan sasaran yang ditetapkan sebelumnya kepada perusahaan swasta.

            Perencanaan yang efektif didasarkan atas fakat, bukan didasarkan atas intuisi. Fakta yang tepat dikumpulkan dan dianalisis, aktivitas yang diusulkan didasarkan atas kondisi yang diberikan oleh fakta.

            Pada esensinya perencanaan berkenaan dengan akal, perencanaan adalah pekerjaan mental. Fakta yang penting bagi kondisi yang dipertimbangkan dihubungkan dengan pengalaman serta pengetahuan manajer. Pemikiran yang reflektif, khayalan, dan perkiraan sangat berguna dalam perencanaan. Dalam pikiran perencanaan harus menggambarkan pola-pola aktivitas yang diusulkan dengan jelas. Ia tentu berhubungan dengan hal-hal yang tidak dapat dirasakan dan menggunakan pemikirannya yang kreatif dalam rencana yang pasti.

            Batasan di atas juga mengandung maksud bahwa perencanaan berhubungan dengan aktivitas untuk masa yang akan datang. Perencanaan bertalian dengan hal-hal yang akan terjadi dari keputudsan sekarang. Aktivitas hari ini adalah pekerjaan untuk hari selanjutnya yang dipikirkan oleh manajer pada hari yang lalu. Perencanaan berhubungan dengan tindakan yang diusulkan. Melalui perencanaan, anggota organisasi berusaha melihat ke depan, mengetahui lebih dahulu hal-hal yang mungkin terjadi, mempersiapkan hal-hal yang tidak tentu menggambarkan aktivitas, dan memberikan arahan kronologis untuk pencapaian tujuan.

             Sebelum melakukan aktivitas mengorganisasi, mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan terlebih dahulu manajer harus membuat rencana yang memberikan arah dan tujuan kepada organisasi, menentukan apa (what) yang akan dikerjakan, kapan (when) akan dikerjakan, siapa (who) yang akan mengerjakan, di mana (where) akan dikerjakan, dan bagaimana ( how) mengerjakannya.

            Manajer semua hierarki organisasi dituntut untuk mengoprasikan fungsinya. Meningkatnya seseorang manajer pada hierarki organisasi menuntut penggunaan sebagian besaralokasi waktunya relative lebih banyak untuk penerapan fungsi perencanaan dari pada fungsi pelaksanaan lainnya. Pada manajer puncak terdapat suatu gradasi alokasi waktu yang dikeluarkan untuk aktivitas perencanaan bagi berbagai macam periode waktu di masa yang akan datang. Manajer puncak tidak hanya harus mencurahkan sebagian besar waktunya untuk pelaksanaan fungsi perencanaan, tetapi ia harus menyadari kebutuhan akan perencanaan yang akan datang,

            Dalam pelaksanaan fungsi pelaksanaan, manajer puncak memiliki fungsi:

1.      Menentukan peran yang dihadapkan dari organisasi di masa yang akan datang;

2.      Menghubungkan organisasi dengan berbagai macam system lingkungannya;

3.      Mengevaluasi dan memperkirakan kebutuhan apa saja yang dapat dipenuhi oleh organisasi.

      Manajer puncak umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaan jauh ke masa depan dan pada strategi organisasi secara keseluruhan. Manajer pada hierarki lebih rendah merencanakan terutama untuk subunitnya sendiridan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

      Fungsi perencanaan memiliki hubungan yang sangat erat dengan pengambilan keputusan. Suatu keputusan pada dasarnya adalah suatu resolusi dan kemungkinan alternative. Suatu keputusan bukanlah suatu rencana apabila di dalamnya tidak menyangkut baik tindakan maupun masa yang akan datang. Keputusan sangat diperlukan pada setiap hierarki proses perencanaan. Oleh karena itu, sulitlah kiranya untuk memisahkan antara pengambilan keputusan dengan perencanaan. Pengambilan keputusan merupakan aspek penting perencanaan, yaitu proses pengembangan dan pemuliahn arah untuk memecahkan permasalahan tertentu. Keputusan harus diambil pada setiap titik dalam proses perencanaan.